Projektexport
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie die Daten eines Projekts in umfassender und strukturierter Weise exportiert / heruntergeladen und archiviert werden können.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Inhalt des Projektexports
Projektexport durchführen
Projektexport nutzen
Problembehandlung
Mit dem Projektexport können sämtliche relevanten Daten eines Projekts, von Dokumenten und Kontakten bis hin zu Aufgaben und Sitzungsprotokollen, kompakt und strukturiert in einem ZIP-Archiv exportiert werden. Dies ermöglicht es, ein Projekt vollumfänglich zu archivieren.
Kontakte:
PDF-Dokument mit den Informationen zu allen Kontakten.
Dokumente:
Alle Dokumente inklusive vollständiger Ordnerstruktur und Versionshistorie.
Mediathek:
Alle Bilder aus der Mediathek.
Planung:
Microsoft Projects Terminplan.
Aufgaben und Themen:
PDF-Dokument mit den Informationen zu allen Aufgaben und Themen inklusive des Kommentarverlaufs.
Sitzungen:
Alle genehmigten / abgeschlossenen Sitzungsprotokolle.
Journal:
PDF-Dokument mit den Informationen zu allen Journaleinträgen inklusive des Kommentarverlaufs.
Abnahmen:
Alle erstellten Abnahmeprotokolle.
Um den Projektexport zu starten kann auf das Projektlogo und anschliessend auf Projektexport geklickt werden.
Der Export erfolgt nur für jene Daten, für die die exportierende Person Zugriffsberechtigungen besitzt. Ein vollständiger Export des Projekts kann von einem Projektadministrator durchgeführt werden.
Der Projektexport wird als ZIP-Archiv zur Verfügung gestellt. Das ZIP-Archiv unterliegt nicht mehr den Zugriffsrechten von buildagil und kann von jeder Person geöffnet werden, mit welcher der Export geteilt wird.
Anschliessend auf + Export klicken.
Im folgenden Fenster, das Datum für den Export wählen und auf Export planen klicken.
Ein Projekt kann nur in einem Zeitabstand von mindestens 4 Wochen seit dem letzten Export exportiert werden.
Der Export wird am gewählten Datum ab 20:00 Uhr durchgeführt und steht spätestens am nachfolgenden Morgen zum Herunterladen bereit.
Der Projektexport kann in der selben Ansicht mit einem Klick auf Herunterladen heruntergeladen werden. Der Export ist eine Woche lang für das Herunterladen verfügbar.
Nach dem Herunterladen des Projektexports muss das ZIP-Archiv entpackt werden, damit alle Funktionen innerhalb des Exports wie gewünscht funktionieren.
Anschliessend kann auf das Archiv zugegriffen werden.
Es folgen einige Informationen zu hilfreichen Funktionen und Möglichkeiten innerhalb des Projektexports:
Verlinkungen:
Sämtliche Verlinkungen die in buildagil vorhanden sind, sind auch im Export verfügbar. Dabei wird nicht auf buildagil (online) verlinkt sondern immer direkt zum richtigen Dokument oder Bereich im Archiv.
Wenn beispielsweise ein Dokument in einer Aufgabe verlinkt wurde, kann über den Link in der Aufgabenliste das Dokument aus dem Archiv geöffnet werden. Ist der Link von einer Aufgabe zu einer anderen Aufgabe wird automatisch zu dieser Aufgabe gescrollt. Bei Plan- und Modellausschnitten wird jeweils das Bild des Ausschnittes und das Originaldokument verlinkt.
Versionsverlauf:
Unter den Dokumenten ist immer auch der Versionsverlauf jedes Dokuments ersichtlich. Die Versionen sind in jedem Ordner mit Dokumenten im ".versions" Ordner abgelegt und nach dem Datum sortiert.
Es kann vorkommen, dass das ZIP-Archiv des Projektexports nicht geöffnet werden kann. In diesem Fall erscheint die Meldung "Ordner kann nicht geöffnet werden.":
Der Grund für die Fehlermeldung ist, dass Microsoft eine Zeichenbegrenzung von 265 Zeichen für Datei und Ordnerpfade hat.
Um die ZIP Datei dennoch zu öffnen, kann die Datei mit einem Tool wie z.B. 7-ZIP entpackt werden. 7-ZIP hat keine Zeichenbegrenzung und umgeht daher die Unstimmigkeit.
Archivieren, Archiv, Herunterladen, Sichern, Sicherung, Datensicherung, Download
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Projektexport durchführen
Projektexport nutzen
Problembehandlung
Inhalt des Projektexports
Mit dem Projektexport können sämtliche relevanten Daten eines Projekts, von Dokumenten und Kontakten bis hin zu Aufgaben und Sitzungsprotokollen, kompakt und strukturiert in einem ZIP-Archiv exportiert werden. Dies ermöglicht es, ein Projekt vollumfänglich zu archivieren.
Kontakte:
PDF-Dokument mit den Informationen zu allen Kontakten.
Dokumente:
Alle Dokumente inklusive vollständiger Ordnerstruktur und Versionshistorie.
Mediathek:
Alle Bilder aus der Mediathek.
Planung:
Microsoft Projects Terminplan.
Aufgaben und Themen:
PDF-Dokument mit den Informationen zu allen Aufgaben und Themen inklusive des Kommentarverlaufs.
Sitzungen:
Alle genehmigten / abgeschlossenen Sitzungsprotokolle.
Journal:
PDF-Dokument mit den Informationen zu allen Journaleinträgen inklusive des Kommentarverlaufs.
Abnahmen:
Alle erstellten Abnahmeprotokolle.
Projektexport durchführen
Um den Projektexport zu starten kann auf das Projektlogo und anschliessend auf Projektexport geklickt werden.
Der Export erfolgt nur für jene Daten, für die die exportierende Person Zugriffsberechtigungen besitzt. Ein vollständiger Export des Projekts kann von einem Projektadministrator durchgeführt werden.
Der Projektexport wird als ZIP-Archiv zur Verfügung gestellt. Das ZIP-Archiv unterliegt nicht mehr den Zugriffsrechten von buildagil und kann von jeder Person geöffnet werden, mit welcher der Export geteilt wird.
Anschliessend auf + Export klicken.
Im folgenden Fenster, das Datum für den Export wählen und auf Export planen klicken.
Ein Projekt kann nur in einem Zeitabstand von mindestens 4 Wochen seit dem letzten Export exportiert werden.
Der Export wird am gewählten Datum ab 20:00 Uhr durchgeführt und steht spätestens am nachfolgenden Morgen zum Herunterladen bereit.
Der Projektexport kann in der selben Ansicht mit einem Klick auf Herunterladen heruntergeladen werden. Der Export ist eine Woche lang für das Herunterladen verfügbar.
Projektexport nutzen
Nach dem Herunterladen des Projektexports muss das ZIP-Archiv entpackt werden, damit alle Funktionen innerhalb des Exports wie gewünscht funktionieren.
Anschliessend kann auf das Archiv zugegriffen werden.
Es folgen einige Informationen zu hilfreichen Funktionen und Möglichkeiten innerhalb des Projektexports:
Verlinkungen:
Sämtliche Verlinkungen die in buildagil vorhanden sind, sind auch im Export verfügbar. Dabei wird nicht auf buildagil (online) verlinkt sondern immer direkt zum richtigen Dokument oder Bereich im Archiv.
Wenn beispielsweise ein Dokument in einer Aufgabe verlinkt wurde, kann über den Link in der Aufgabenliste das Dokument aus dem Archiv geöffnet werden. Ist der Link von einer Aufgabe zu einer anderen Aufgabe wird automatisch zu dieser Aufgabe gescrollt. Bei Plan- und Modellausschnitten wird jeweils das Bild des Ausschnittes und das Originaldokument verlinkt.
Versionsverlauf:
Unter den Dokumenten ist immer auch der Versionsverlauf jedes Dokuments ersichtlich. Die Versionen sind in jedem Ordner mit Dokumenten im ".versions" Ordner abgelegt und nach dem Datum sortiert.
Problembehandlung
Es kann vorkommen, dass das ZIP-Archiv des Projektexports nicht geöffnet werden kann. In diesem Fall erscheint die Meldung "Ordner kann nicht geöffnet werden.":
Der Grund für die Fehlermeldung ist, dass Microsoft eine Zeichenbegrenzung von 265 Zeichen für Datei und Ordnerpfade hat.
Um die ZIP Datei dennoch zu öffnen, kann die Datei mit einem Tool wie z.B. 7-ZIP entpackt werden. 7-ZIP hat keine Zeichenbegrenzung und umgeht daher die Unstimmigkeit.
Archivieren, Archiv, Herunterladen, Sichern, Sicherung, Datensicherung, Download
Aktualisiert am: 02/02/2024