Sitzung Nachbearbeitung
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie die Nachbearbeitung einer Sitzung (Protokollierung, Protokoll zur Prüfung versenden) durchgeführt wird.
Nach dem die Sitzung durchgeführt wurde, befinden Sie sich in der Nachbearbeitung. Dies wird Ihnen im Sitzungsguide angezeigt.
Es öffnet sich die Traktandenliste in welcher alle Traktanden mit den zugewiesenen Aufgaben angezeigt werden, welche in der Sitzungsdurchführung besprochen wurden.
Nun können die Kommentare und Entwurfskommentare über Protokoll bearbeiten überarbeiten werden, bevor das Protokoll zur Prüfung versendet wird.
Falls sich noch Kommentare im Entwurfsmodus befinden, können diese direkt über das Schreiber-Symbol bearbeitet werden. Hinweis: ein Kommentar im Entwurfsmodus hat ein orange markiertes Kommentarsymbol.
Für eine detailliertere Bearbeitung, die Aufgabe öffnen.
Nach erfolgreicher Anpassung und Überprüfung der Aufgaben in der Traktandenliste, wird das Protokoll nun zur Prüfung versendet.
Hierfür unter dem Sitzungsguide auf Protokoll zur Prüfung klicken.
Nun wird in wenigen Sekunden das Protokoll generiert
Anschliessend wird das Protokoll als Vorschau angezeigt. Die Prüfungsfrist und den Empfängerkreis, sowie weitere Optionen, können hier noch angepasst werden. Zur Prüfung versenden anwählen um das Protokoll zu versenden.
Wenn Sie die Protokollvorlage anpassen möchten, schauen Sie sich folgenden Artikel an: Protokollvorlagen
Verteiler einstellen:
Alle = Alle Teilnehmer, erhalten das Protokoll per E-Mail
Nur Benutzer = Nur buildagil-Benutzer, erhalten das Protokoll per E-Mail
Nur Sie = Nur Sie als Organisator, erhalten das Protokoll per E-Mail
Beilagen an Externe senden:
Wenn "Ja" ausgewählt wird, werden alle Beilagen aus den Aufgaben und Themen an die Externen Beteiligten mitgesendet.
Die Beilagen können dann über einen Link heruntergeladen werden.
Aufgabenliste mitsenden:
Wenn "Ja" ausgewählt wird, wird den Externen Beteiligten eine Liste mit allen Aufgaben für die sie verantwortlich sind zugestellt.
In der Liste sind alle Informationen der Aufgabe abgebildet, damit die Externen Beteiligten die Aufgabe nachvollziehen und erledigen können.
Auf OK klicken um das Protokoll zu verschicken.
Es erhalten alle im Verteiler aufgeführten Personen eine E-Mail Benachrichtigung mit dem Protokoll als PDF und dem Link zur Protokoll Prüfung.
Unter Sitzungen wird die Sitzung entsprechend gekennzeichnet
Protokoll neu exportieren
Wenn im Nachhinein eine Aufgabe bearbeitet oder kommentiert wird, dann kann das Protokoll mit dieser Option nochmals neu generiert werden. Es wir dann nochmals der gleiche Vorgang wie oben beschrieben ist, durchgeführt (Protokoll zur Prüfung).
Nach dem die Sitzung durchgeführt wurde, befinden Sie sich in der Nachbearbeitung. Dies wird Ihnen im Sitzungsguide angezeigt.
Aufgaben und Themen ansehen und bearbeiten
Es öffnet sich die Traktandenliste in welcher alle Traktanden mit den zugewiesenen Aufgaben angezeigt werden, welche in der Sitzungsdurchführung besprochen wurden.
Nun können die Kommentare und Entwurfskommentare über Protokoll bearbeiten überarbeiten werden, bevor das Protokoll zur Prüfung versendet wird.
Falls sich noch Kommentare im Entwurfsmodus befinden, können diese direkt über das Schreiber-Symbol bearbeitet werden. Hinweis: ein Kommentar im Entwurfsmodus hat ein orange markiertes Kommentarsymbol.
Für eine detailliertere Bearbeitung, die Aufgabe öffnen.
Protokoll zur Prüfung
Nach erfolgreicher Anpassung und Überprüfung der Aufgaben in der Traktandenliste, wird das Protokoll nun zur Prüfung versendet.
Hierfür unter dem Sitzungsguide auf Protokoll zur Prüfung klicken.
Nun wird in wenigen Sekunden das Protokoll generiert
Anschliessend wird das Protokoll als Vorschau angezeigt. Die Prüfungsfrist und den Empfängerkreis, sowie weitere Optionen, können hier noch angepasst werden. Zur Prüfung versenden anwählen um das Protokoll zu versenden.
Wenn Sie die Protokollvorlage anpassen möchten, schauen Sie sich folgenden Artikel an: Protokollvorlagen
Verteiler einstellen:
Alle = Alle Teilnehmer, erhalten das Protokoll per E-Mail
Nur Benutzer = Nur buildagil-Benutzer, erhalten das Protokoll per E-Mail
Nur Sie = Nur Sie als Organisator, erhalten das Protokoll per E-Mail
Beilagen an Externe senden:
Wenn "Ja" ausgewählt wird, werden alle Beilagen aus den Aufgaben und Themen an die Externen Beteiligten mitgesendet.
Die Beilagen können dann über einen Link heruntergeladen werden.
Aufgabenliste mitsenden:
Wenn "Ja" ausgewählt wird, wird den Externen Beteiligten eine Liste mit allen Aufgaben für die sie verantwortlich sind zugestellt.
In der Liste sind alle Informationen der Aufgabe abgebildet, damit die Externen Beteiligten die Aufgabe nachvollziehen und erledigen können.
Auf OK klicken um das Protokoll zu verschicken.
Es erhalten alle im Verteiler aufgeführten Personen eine E-Mail Benachrichtigung mit dem Protokoll als PDF und dem Link zur Protokoll Prüfung.
Unter Sitzungen wird die Sitzung entsprechend gekennzeichnet
Protokoll neu exportieren
Wenn im Nachhinein eine Aufgabe bearbeitet oder kommentiert wird, dann kann das Protokoll mit dieser Option nochmals neu generiert werden. Es wir dann nochmals der gleiche Vorgang wie oben beschrieben ist, durchgeführt (Protokoll zur Prüfung).
Aktualisiert am: 14/06/2022