Sitzung erstellen
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie Sitzungen erstellt werden.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Neue Sitzung erstellen
Sitzungstermin mit Outlook versenden
Weitere Optionen einer Sitzung
Nachfolgesitzung erstellen
Die Berechtigungen und Sichtbarkeiten von Sitzungen und Sitzungsinhalten werden in folgendem Artikel beschrieben: Berechtigungen & Sichtbarkeiten
Im Menü unter Sitzungen auf +Neu klicken.
Oder in der Menüleiste auf +Neu und dann auf Sitzung klicken.
Einen Titel eingeben, Kategorien setzen und den gewünschten Sitzungstyp auswählen.
Allgemein: Die Sitzungsdetails wie Datum/Uhrzeit, Ort/Firma und den Raum angeben.
Teilnehmer: Die Teilnehmer auswählen (Über das Gruppen-Symbol können Kontaktgruppen oder ganze Teams hinzugefügt werden). Entschuldigte Teilnehmer werden erst vor der Sitzungsdurchführung angepasst. Der ergänzende Verteiler ist für externe Kontakte vorgesehen, welche nur das Protokoll erhalten und keinen Zugriff auf buildagil haben.
Auf Sitzung erstellen klicken, wenn alle benötigten Informationen ausgefüllt wurden. Sie werden nun gefragt, ob Sie den Sitzungstermin in Outlook exportieren möchten.
Beispiel:
Nachdem auf Sitzung erstellen geklickt wurde, erscheint folgendes Fenster.
Auf Ja klicken, um den Termin in Outlook zu öffnen und zu versenden. Mit Nein, wird die Sitzung nur auf buildagil erstellt. (Die Sitzung kann auch im Nachgang mit Outlook synchronisiert werden).
Outlook Termin im Nachgang versenden:
In der Sitzung auf Termin in Outlook öffnen und versenden klicken.
Nun wird ein Outlook-Termin erstellt und heruntergeladen. Auf Öffnen klicken.
Die Sitzung wird nun als Outlook-Termin geöffnet, welcher angepasst und versendet werden kann. Der Projekttitel des jeweiligen Projektes ist im Einladungstext ersichtlich.
Bitte beachten: der Kontakt buildagil - Events darf nie aus der Empfängerliste im Outlook-Termin gelöscht werden!
Wenn das Datum oder die Sitzungsdauer in Outlook angepasst wird, wird die Anpassung automatisch mit buildagil synchronisiert.
Bei Outlook 2016 wird die Formatierung automatisch auf "Nur Text" eingestellt, dies muss zwingend manuell auf "HTML" gewechselt werden, damit die Links funktionieren.
Dafür auf Alle Optionen anzeigen klicken.
Sitzung als Zieltermin
Es besteht die Möglichkeit eine Sitzung als Zieltermin(Meilenstein) zu definieren, hierfür die Option Als Zieltermin verwenden auswählen.
Zusätzliche Organisatoren
Zusätzliche Organisatoren für diese Sitzung definieren, welche die Sitzung administrieren können.
Zusätzliche Organisatoren auswählen:
Damit Sie nicht alle Informationen erneut eingeben müssen, gibt es folgende Möglichkeit um eine Nachfolgesitzung zu erstellen.
Die Sitzung auswählen, aus welcher eine Folgesitzung erstellt werden soll und diese öffnen.
Oben rechts das Symbol Nachfolgesitzung erstellen klicken.
Nun öffnet sich ein neues Fenster mit der Nachfolgesitzung. Es müssen nur noch Datum/Uhrzeit und Raum ausgefüllt, oder Ergänzung vorgenommen werden.
Die Nummer im Sitzungstitel wird automatisch um eine Zahl erhöht.
Nachdem alle Anpassungen gemacht wurden, kann über Sitzung erstellen die Nachfolgesitzung erstellt werden.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Neue Sitzung erstellen
Sitzungstermin mit Outlook versenden
Weitere Optionen einer Sitzung
Nachfolgesitzung erstellen
Die Berechtigungen und Sichtbarkeiten von Sitzungen und Sitzungsinhalten werden in folgendem Artikel beschrieben: Berechtigungen & Sichtbarkeiten
Neue Sitzung erstellen
Im Menü unter Sitzungen auf +Neu klicken.
Oder in der Menüleiste auf +Neu und dann auf Sitzung klicken.
Einen Titel eingeben, Kategorien setzen und den gewünschten Sitzungstyp auswählen.
Allgemein: Die Sitzungsdetails wie Datum/Uhrzeit, Ort/Firma und den Raum angeben.
Teilnehmer: Die Teilnehmer auswählen (Über das Gruppen-Symbol können Kontaktgruppen oder ganze Teams hinzugefügt werden). Entschuldigte Teilnehmer werden erst vor der Sitzungsdurchführung angepasst. Der ergänzende Verteiler ist für externe Kontakte vorgesehen, welche nur das Protokoll erhalten und keinen Zugriff auf buildagil haben.
Auf Sitzung erstellen klicken, wenn alle benötigten Informationen ausgefüllt wurden. Sie werden nun gefragt, ob Sie den Sitzungstermin in Outlook exportieren möchten.
Beispiel:
Sitzungstermin mit Outlook versenden
Nachdem auf Sitzung erstellen geklickt wurde, erscheint folgendes Fenster.
Auf Ja klicken, um den Termin in Outlook zu öffnen und zu versenden. Mit Nein, wird die Sitzung nur auf buildagil erstellt. (Die Sitzung kann auch im Nachgang mit Outlook synchronisiert werden).
Outlook Termin im Nachgang versenden:
In der Sitzung auf Termin in Outlook öffnen und versenden klicken.
Nun wird ein Outlook-Termin erstellt und heruntergeladen. Auf Öffnen klicken.
Die Sitzung wird nun als Outlook-Termin geöffnet, welcher angepasst und versendet werden kann. Der Projekttitel des jeweiligen Projektes ist im Einladungstext ersichtlich.
Bitte beachten: der Kontakt buildagil - Events darf nie aus der Empfängerliste im Outlook-Termin gelöscht werden!
Wenn das Datum oder die Sitzungsdauer in Outlook angepasst wird, wird die Anpassung automatisch mit buildagil synchronisiert.
Bei Outlook 2016 wird die Formatierung automatisch auf "Nur Text" eingestellt, dies muss zwingend manuell auf "HTML" gewechselt werden, damit die Links funktionieren.
Weiter Optionen einer Sitzung
Dafür auf Alle Optionen anzeigen klicken.
Sitzung als Zieltermin
Es besteht die Möglichkeit eine Sitzung als Zieltermin(Meilenstein) zu definieren, hierfür die Option Als Zieltermin verwenden auswählen.
Zusätzliche Organisatoren
Zusätzliche Organisatoren für diese Sitzung definieren, welche die Sitzung administrieren können.
Zusätzliche Organisatoren auswählen:
Nachfolgesitzung erstellen
Damit Sie nicht alle Informationen erneut eingeben müssen, gibt es folgende Möglichkeit um eine Nachfolgesitzung zu erstellen.
Die Sitzung auswählen, aus welcher eine Folgesitzung erstellt werden soll und diese öffnen.
Oben rechts das Symbol Nachfolgesitzung erstellen klicken.
Nun öffnet sich ein neues Fenster mit der Nachfolgesitzung. Es müssen nur noch Datum/Uhrzeit und Raum ausgefüllt, oder Ergänzung vorgenommen werden.
Die Nummer im Sitzungstitel wird automatisch um eine Zahl erhöht.
Nachdem alle Anpassungen gemacht wurden, kann über Sitzung erstellen die Nachfolgesitzung erstellt werden.
Aktualisiert am: 24/04/2024