Protokollvorlagen

In folgen dem Artikel wird beschrieben, wie eigene automatische Protokollvorlagen erstellt und bearbeitet werden können.

Direkt zu: Mehrere Protokollvorlagen pro Sitzungstyp

Protokollvorlagen können nur von einem Projektadministrator erstellt und bearbeitet werden. Weitere Informationen zu den Berechtigungen unter: Berechtigungen & Sichbarkeiten

Protokollvorlagen erstellen / bearbeiten

Unter Projekteinstellungen / Sitzungstypen / auf neue Vorlage klicken



Einen Titel / Namen für die Vorlage wählen



Die Protokollvorlage wird erstellt



Word öffnen anklicken



Die Protokollvorlage wird in Word geöffnet. Das Logo und zusätzliche Formalitäten/Inhalte können nun ergänzt bzw. angepasst werden.

Protokollvorlage bearbeiten

Variablen {{ ... }} dürfen nicht angepasst werden, diese werden von buildagil automatisch vergeben.

Um die Protokollvorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf Vorlage bearbeiten



Die Protokollvorlage wird in Word für die Bearbeitung geöffnet.
Achtung: Damit die Verknüpfung zu Buildagil das gewünschte Resultat hervorbringt, müssen die ganzen Tabellen (nicht nur der Text) kopiert werden. Sie sollten Ihre Vorlage mit den kopierten Tabellen ersetzen und neu formatieren.

"Protokoll"
Titel der Sitzung
Projektname
Bauherr
Datum und Uhrzeit
Ort (Firma, Adresse, Sitzungsraum
Organisator / Verfasser der Sitzung
Namen / Funktionen / Firmen der Teilnehmer
Namen / Funktionen / Firmen der Entschuldigten
Namen / Funktionen / Firmen von externen die das Protokoll erhalten haben


Word-Vorlage Titelseite:



PDF Beispiel Titelseite:





Erstellungsdatum des Protokolls
Firmenlogo (kann auch manuell eingefügt werden)
Einleitung des Traktandums
Art (Aufgabe, Thema, Entscheidung, Information)
Titel des Themas
Kategorien
Beschreibung
Checkliste
Planausschnitt oder Modellausschnitt
Bilder
Beilagen (Titel der Dokumente)
Ergebnis der Aufgabe mit Kommentar und Anhängen
Kommentare aus der Protokollprüfung mit Anhängen
Kommentare aus der Sitzung mit Anhängen
ältere Kommentare aus der Aufgabe mit Anhängen
Verantwortliche Person
Fälligkeitsdatum



Word-Vorlage Protokoll:



PDF Beispiel Protokoll:

Mehrere Protokollvorlagen pro Sitzungstyp

Pro Sitzungstyp können mehrere Protokollvorlagen hinterlegt werden, welche bei der Generierung der Traktandenliste und des Protokolls zur Auswahl stehen.

Auswählen von mehreren Protokollvorlagen unter Sitzungstypen & Protokollvorlagen.



Bei der Protokollgenerierung erscheint ein Auswahlfenster in welchem die gewünschte Protokollvorlage ausgewählt werden kann.

Aktualisiert am: 27/01/2022